2017年2月27日 星期一

《Google必修的圖表簡報術》

1. 完美的境界不是沒東西好加,而是沒東西可拿。

2.  探索型分析 (一百顆牡蠣) vs. 解釋型分析 (兩顆珍珠)
大半情況下,很多人都會誤以為上台時呈現探索型分析的資料即可 (直接呈現資料:完整的一百顆牡蠣),但應該呈現的是解釋型分析資料 (必須花時間把資料轉變成聽眾能夠吸收的資訊:那兩顆珍珠)

進行完整的分析之後,的確會有股衝動想要把所有東西都塞給觀眾看,讓觀眾看到你花了多少心血,以及這份分析有多麼完整。努力壓下這股衝動吧,你只是在逼觀眾把所有牡蠣都再扒開一變而已! 將你的演講集中在觀眾需要知道的資訊,也就是你找你找到的珍珠

3. 避免將文字置中對齊。決定文字要靠左或靠右對齊前,需先考量到頁面上的其他元素。對齊的目的就是要以頁面元素和空白製造出俐落線條。

2017年2月19日 星期日

《精準表達》

1. 在對的時刻,以對的語氣,向對的人傳達對的訊息。像這樣的完美時刻,都是個人與專業的關鍵決勝點。

2. 領導能力對於保障高階工作是絕對必要的,而領導能力的定義是:穩重(表達信心的能力)、優異的溝通技巧和打理整齊的儀容。讓人無法升職的頭號失誤包括:言談中挾帶種族歧視、愛說低俗笑話、愛哭、罵髒話、跟其他員工調情、公眾抓癢、避開與人眼神交流、廢話連篇、不時咯咯笑和說話尖酸刻薄。這些失誤都源自不佳的溝通技巧。

最重要的25項電子郵件協定

1. 保持簡明扼要。
按下「傳送」鍵之前,從頭檢查一遍你的信,若發現信中提及的事無益於你想得到的結果。務必刪掉。

2. 在主旨加入動詞。
好的主旨就像好的標題,吸引人繼續閱讀下去。如果你寄的電子郵件中要求對方做某事,請在主旨寫出來。

3. 避免語意模糊的單字主旨。
如果只是懶散地在電子郵件主旨寫上「有件事」,沒人想閱讀這封信。你必須清楚點出這封信的內容。這麼做也可以讓你的訊息保持簡明扼要。

4. 討論的主題不要超過一件事。
如果你必須提到一個以上的主題,就多寄幾封信。保持這個習慣,溝通就會變得更容易,也有助於縮短信件長度。

5. 不要仰賴高度優先的指標符號 (例如 「!」,「!!」)
對你重要的事不見得對別人重要。雖然令人傷心,但事實就是如此。請改用有說服力的主旨。

6. 在填寫收件人之前,先寫信件內容
我們幾乎每次都出於本能,一開始就先填寫收件人。請試著重新訓練你的大腦,把這件事留到最後再做。大多數人都至少碰過一次這種尷尬的情況,信還沒寫好就不小心寄出去了。不要在應該附加檔案或儲存信件的時候,不小心按錯「傳送」鍵,免得害你賠上你的事業。

7. 先列出行動步驟
即使你寫的事重要資訊,但大家往往只閱讀第一段,所以,不要讓你的重點淹沒在其他內容中。

8. 指名你要誰採取行動
如果信裡提到不只一個人 ,而且要求對方採取行動,請列出你要求每一位收件人做什麼事。請具體寫出來,包括何時完成。

9. 如果訊息很短,就直接寫在主旨上,最後加上「EOM」。
這個詞代表「end of message」。收件人一看到EOM,就知道不需要打開來閱讀,可以節省大家的時間。

10. 在你的訊息後面加上「NRN」
這個詞的意思是「不需要回復」(no reply needed)。當然,只有在適當時候才可以這麼做。大家會默默感謝你。

11. 必要時,在主旨前加上字首。
寫上「象限1」讓大家知道這封信很緊急,他們就會了解如何回覆。

12. 不要依靠電子郵件處理象限1的事務。
你可以在幾秒內寄出電子郵件,但無法保證對方會在幾秒內閱讀你的信。別忘了你依然可以透過電話和對方溝通,或是離開你的椅子,直接找對方談談。

13. 避免使用太多縮寫。
縮寫可以節省很多時間,尤其是在主旨使用縮寫。但是,倘若一封信用了太多縮寫,對方堆半看不懂你的意思。

14. 在二十四小時內回覆。
當然,這取決於信的本質。如果這是象限2的問題,可以留待本周稍後再處理,你至少要告訴寄件人你預計何時回信。

15. 不要期待對方立刻回信。
你只能期待再合理的時間內收到回信。

16. 離開辦公室前,設定自動回覆
如果你即將離開一段時間,請讓大家知道。

17. 減少不必要的副本收件人
你必須確保只有需要收到這封信的人,才會列入副本收件人的名單中。

18. 絕對要慎用密件副本的功能
當你的收件人都不認識彼此時,最好使用這項功能,就不會洩漏任何人的聯絡資訊。

19. 不要使用「全部回覆」的功能。

20. 為你的附件檔案取個適當的檔名
千萬不要替附件檔案取「文件1.docx」或「CB0056.pdf」之類的檔名,害你的收件者得猜測哪個檔案室什麼內容。請選擇更明確的檔名。

21. 摘要討論內容
如果你轉寄一段討論內容給另一個人。記得把重點給摘要出來,這麼做更有幫助,而不是讓對方從頭看到尾。或者,你可以把跟你的訊息有關的部分標示出來。

22. 永遠都要把新的聯絡資訊加到通訊錄。

23. 你的簽名檔一定要包含聯絡資訊
萬一有人需要立刻聯絡你,或希望和你透過另一種溝通方式談談,你的簽名檔就可以派上用場。

24. 不要電子郵件處理私事。
工作上的電子郵件並不屬於私人,可視為公司財產。把私事留到休息時間處理。

25. 除非必要,否則不要使用電子郵件
如果你可以直接走到同事的辦公室,就那麼做。一般來說,在傳送和接收資訊時,電子郵件的效果最好,但在解決衝突、發洩情緒,傳達強烈意見時、聊八卦、斥責或抱怨時,電子郵件的效果就沒有那麼好了(甚至適得其反)。在溝工這些事情的時候,可以使用其他更好的方式,或者,其中有些事情,最好根本不要溝通。

參考至

《5個選擇 不被瑣事纏身,每天都有高效生產力》 史蒂芬.柯維

2017年2月18日 星期六

享受失敗

大家常說「矽谷是對失敗最為寬容的地方」,實際上,正確解讀應該是「矽谷對從未有過失敗經驗的人,完全不予肯定」。

不要總認為自己還沒準備好,就不敢跨出第一步。市場雖然殘酷,卻能給你最毫無保留的真實回應。懂得從失敗學習,才能慢慢接近成功。

參考至《不怕你沒本事,就怕你沒Sense》

馬雲 - 後天很美好

馬雲:「今天很殘酷,明天更殘酷,後天很美好,絕大部分人死在明天晚上。」明天為什麼更殘酷?因為企業看到的明天都一樣,當所有企業都往同一個方向發展時,競爭一定非常激烈。

所以我才說,主流媒體報導的Fintech (金融科技)經營模式,千萬不能做。因為一個所有企業都叫好的經營模式,勢必引來更激烈的競爭,明天才會更殘酷。

參考至  盧希鵬 教授 《從後天的遠景看明天,跳脫人云亦云的殘酷廝殺》  經理人雜誌147期

2017年2月12日 星期日

曾國藩 - 管理之道

督撫之職,一再求人,一在治事。求人有四類,求之之道有三端。治事也有四類,治之之道也有三端。求人之四類,曰官,曰紳,曰綠營之兵,曰招募之勇。其求之之道三端,曰訪查,曰教化,曰督責。採訪如鷙鳥猛禽之求食,如商賈之求財;訪之既得,又辨其賢否,察其真偽。教者,誨人以善而導之;化者,率之以親身。督責,如商鞅立木之法,孫子斬美人之意,所謂千金在前,猛虎在後。治事之四類,曰兵事,曰餉事,曰吏事,曰交際之事。其治之之道三端,曰剖析,曰簡要,曰綜核。剖析者,如治骨角者之切,如治玉石者之琢。每一事來,先須剖成兩片,由兩片而剖成四片,四片而剖成八片,愈剖愈懸絕,愈剖愈細密,如紀昌之視虱如輪,如庖丁之批隙導窽,總不使有一處之顢頇,一絲之含混。簡要者,事雖千端萬緒,而其要處不過一二語可了。如人身雖大,而脈絡針穴不過數處;萬卷雖多,而提要鈞玄不過數句。凡御眾之道,教下之法,要則易知,簡則易從,稍繁難則不信不從。綜核者,如為學之道,既日知所忘,又須月無望其所能。每日所治之事,至一月兩月又綜核一次。軍事、吏事,則月有課,歲有考;飽事則平日有流水之數,數月有總匯之帳。總之,以後勝前者為進境。這兩個四類三端,時時究之於心,則督撫之道思過半矣。近日來,我縱觀前史,總結出這樣兩句話:盛世創業之英雄,以襟懷豁達為第一義;末世扶危救難之英雄,以心力勞苦為第一義。我輩當此危難亂世,要做英雄,捨勞苦沒有捷徑。

- 以上為李鴻章問曾國藩如何扮演好父母官的角色,曾國藩之答覆

含剛強於柔弱之中,寓申韓於黃老之內。思為人為官之佳境。