按下「傳送」鍵之前，從頭檢查一遍你的信，若發現信中提及的事無益於你想得到的結果。務必刪掉。
2. 在主旨加入動詞。
好的主旨就像好的標題，吸引人繼續閱讀下去。如果你寄的電子郵件中要求對方做某事，請在主旨寫出來。
3. 避免語意模糊的單字主旨。
如果只是懶散地在電子郵件主旨寫上「有件事」，沒人想閱讀這封信。你必須清楚點出這封信的內容。這麼做也可以讓你的訊息保持簡明扼要。
4. 討論的主題不要超過一件事。
如果你必須提到一個以上的主題，就多寄幾封信。保持這個習慣，溝通就會變得更容易，也有助於縮短信件長度。
5. 不要仰賴高度優先的指標符號 (例如 「!」，「!!」)
對你重要的事不見得對別人重要。雖然令人傷心，但事實就是如此。請改用有說服力的主旨。
6. 在填寫收件人之前，先寫信件內容
我們幾乎每次都出於本能，一開始就先填寫收件人。請試著重新訓練你的大腦，把這件事留到最後再做。大多數人都至少碰過一次這種尷尬的情況，信還沒寫好就不小心寄出去了。不要在應該附加檔案或儲存信件的時候，不小心按錯「傳送」鍵，免得害你賠上你的事業。
7. 先列出行動步驟
即使你寫的事重要資訊，但大家往往只閱讀第一段，所以，不要讓你的重點淹沒在其他內容中。
8. 指名你要誰採取行動
如果信裡提到不只一個人 ，而且要求對方採取行動，請列出你要求每一位收件人做什麼事。請具體寫出來，包括何時完成。
9. 如果訊息很短，就直接寫在主旨上，最後加上「EOM」。
這個詞代表「end of message」。收件人一看到EOM，就知道不需要打開來閱讀，可以節省大家的時間。
10. 在你的訊息後面加上「NRN」
這個詞的意思是「不需要回復」(no reply needed)。當然，只有在適當時候才可以這麼做。大家會默默感謝你。
11. 必要時，在主旨前加上字首。
寫上「象限1」讓大家知道這封信很緊急，他們就會了解如何回覆。
12. 不要依靠電子郵件處理象限1的事務。
你可以在幾秒內寄出電子郵件，但無法保證對方會在幾秒內閱讀你的信。別忘了你依然可以透過電話和對方溝通，或是離開你的椅子，直接找對方談談。
13. 避免使用太多縮寫。
縮寫可以節省很多時間，尤其是在主旨使用縮寫。但是，倘若一封信用了太多縮寫，對方堆半看不懂你的意思。
14. 在二十四小時內回覆。
當然，這取決於信的本質。如果這是象限2的問題，可以留待本周稍後再處理，你至少要告訴寄件人你預計何時回信。
15. 不要期待對方立刻回信。
你只能期待再合理的時間內收到回信。
16. 離開辦公室前，設定自動回覆
如果你即將離開一段時間，請讓大家知道。
17. 減少不必要的副本收件人
你必須確保只有需要收到這封信的人，才會列入副本收件人的名單中。
18. 絕對要慎用密件副本的功能
當你的收件人都不認識彼此時，最好使用這項功能，就不會洩漏任何人的聯絡資訊。
19. 不要使用「全部回覆」的功能。
20. 為你的附件檔案取個適當的檔名
千萬不要替附件檔案取「文件1.docx」或「CB0056.pdf」之類的檔名，害你的收件者得猜測哪個檔案室什麼內容。請選擇更明確的檔名。
21. 摘要討論內容
如果你轉寄一段討論內容給另一個人。記得把重點給摘要出來，這麼做更有幫助，而不是讓對方從頭看到尾。或者，你可以把跟你的訊息有關的部分標示出來。
22. 永遠都要把新的聯絡資訊加到通訊錄。
23. 你的簽名檔一定要包含聯絡資訊
萬一有人需要立刻聯絡你，或希望和你透過另一種溝通方式談談，你的簽名檔就可以派上用場。
24. 不要電子郵件處理私事。
工作上的電子郵件並不屬於私人，可視為公司財產。把私事留到休息時間處理。
25. 除非必要，否則不要使用電子郵件
如果你可以直接走到同事的辦公室，就那麼做。一般來說，在傳送和接收資訊時，電子郵件的效果最好，但在解決衝突、發洩情緒，傳達強烈意見時、聊八卦、斥責或抱怨時，電子郵件的效果就沒有那麼好了(甚至適得其反)。在溝工這些事情的時候，可以使用其他更好的方式，或者，其中有些事情，最好根本不要溝通。
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