S (Simple): 單純簡潔、力求易懂
一張投影片傳遞一則訊息(one slide, one message),不讓重點被過多訊息掩蓋掉。如果圖表很多,最好選擇能和主要訊息容易聯想再一起的圖表,並且以直覺就能懂的形式繪製。 困惑(confusion)會帶來憤怒 (anger)。如果聽者看了很久還是弄不懂,很可能會當場生氣,不可不慎。
由於投影片標題就是主要訊息,所以可以省略贅字。可以在標題省去be動詞,以company B losing share代替Company B is losing share.
I (Insightful): 提出客戶不知道、沒發現的觀點
投影片或圖表標題,不能只是描述 (description),更要能提出洞察 (insight),點出客戶不知道且有針對性的主張 (Insight = something client does not know + specific to client)。 洞察就是談對方不懂的,而不是告訴對方已經知道的事情。
P (Pyramidal): 符合邏輯、前呼後應
投影片的標題就是論點 (argument),下方是支持上方論點的事實 (facts)或圖表。由上往下可以解釋原因 (why so?),由下往上可以導出結果 (so what?)。每張投影片都必須避免矛盾,下一張必須佐證上一張。事實或圖表如果無法支持標題或論點,就會出現矛盾。
自我檢驗:
1. 內容是否太複雜
2. 圖表是否讓人難以理解
3. 標題是否只有描述,沒有訊息
4. 是否指羅列事實,沒有洞察
5. 前後投影片的訊息是否重複
6. 論點是否缺乏事實佐證或前後矛盾
7. 邏輯是否薄弱
如果簡報的對象是時間寶貴的最高主管,必須另外撰寫只講重點的「結論投影片」 (executive summary),通常放在簡報最前面,大約1~2頁即可。
參考至 經理人雜誌 2015三月號 (p.30~31) 作者 徐瑞廷
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